Chi phí đào tạo người lao động là một khoản đầu tư quan trọng giúp nâng cao năng lực, kỹ năng và hiệu quả làm việc của nhân viên. Việc tính toán chi tiết các khoản phí này giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách hiệu quả và đánh giá lợi tức đầu tư (ROI) của hoạt động đào tạo.
Dưới đây là chi tiết các khoản phí đào tạo người lao động mà bạn có thể tham khảo:
I. Chi phí trực tiếp:
1. Chi phí giảng viên/người hướng dẫn:
Lương/thù lao:
Chi trả cho giảng viên nội bộ hoặc chuyên gia bên ngoài.
Chi phí đi lại, ăn ở:
Nếu giảng viên từ xa đến.
2. Chi phí tài liệu và học liệu:
In ấn/photocopy:
Tài liệu, giáo trình, bài tập, biểu mẫu.
Mua sách, báo, tạp chí chuyên ngành:
Liên quan đến nội dung đào tạo.
Phần mềm, ứng dụng hỗ trợ:
Nếu sử dụng các công cụ trực tuyến.
Chi phí bản quyền:
Nếu sử dụng tài liệu có bản quyền.
3. Chi phí cơ sở vật chất:
Thuê địa điểm:
Nếu đào tạo bên ngoài.
Chi phí sử dụng phòng đào tạo:
(điện, nước, internet,…)
Thiết bị, máy móc:
Máy chiếu, máy tính, bảng, bút, dụng cụ thực hành,…
Chi phí bảo trì, sửa chữa:
Các thiết bị phục vụ đào tạo.
4. Chi phí đi lại, ăn ở cho học viên:
Chi phí di chuyển:
Vé máy bay, vé tàu, vé xe,…
Chi phí ăn uống:
Tiền ăn trưa, ăn tối, nước uống,…
Chi phí lưu trú:
Tiền khách sạn, nhà nghỉ,… (nếu đào tạo dài ngày hoặc học viên ở xa).
5. Chi phí quản lý lớp học:
Lương/thù lao cho người quản lý lớp:
Theo dõi, hỗ trợ học viên.
Chi phí văn phòng phẩm:
Cho công tác quản lý.
Chi phí liên lạc:
Điện thoại, email,…
6. Chi phí đánh giá và cấp chứng chỉ:
Chi phí tổ chức thi:
Thuê địa điểm, in đề thi, chấm thi,…
Chi phí cấp chứng chỉ:
In ấn, quản lý hồ sơ,…
7.
Chi phí phần mềm và công nghệ:
Phần mềm quản lý học tập (LMS):
Chi phí đăng ký, duy trì và tùy chỉnh.
Công cụ hội nghị trực tuyến:
Zoom, Google Meet, Microsoft Teams,…
Phần mềm thiết kế bài giảng điện tử:
Adobe Captivate, Articulate Storyline,…
II. Chi phí gián tiếp:
1. Chi phí cơ hội:
Thời gian làm việc của nhân viên:
Trong thời gian đào tạo, nhân viên không trực tiếp tạo ra doanh thu.
Thời gian của người quản lý:
Tham gia vào việc lập kế hoạch, tổ chức và đánh giá đào tạo.
2. Chi phí hành chính:
Lương/thù lao của bộ phận nhân sự:
Tham gia vào việc lập kế hoạch, tổ chức và đánh giá đào tạo.
Chi phí in ấn, văn phòng phẩm:
Cho công tác hành chính.
3. Chi phí khấu hao:
Khấu hao tài sản cố định:
Liên quan đến cơ sở vật chất phục vụ đào tạo.
4. Chi phí rủi ro:
Đào tạo không hiệu quả:
Nhân viên không áp dụng được kiến thức vào công việc.
Nhân viên nghỉ việc sau đào tạo:
Mất chi phí đào tạo.
III. Công thức tính tổng chi phí đào tạo:
Tổng chi phí đào tạo = Chi phí trực tiếp + Chi phí gián tiếp
Lưu ý:
Tính toán chi phí cơ hội:
Đây là một yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua.
Phân bổ chi phí:
Đối với các chi phí chung (ví dụ: chi phí phòng họp), cần phân bổ một phần cho hoạt động đào tạo.
Sử dụng phần mềm quản lý chi phí:
Giúp theo dõi và quản lý chi phí đào tạo hiệu quả hơn.
Xác định mục tiêu đào tạo rõ ràng:
Giúp đánh giá ROI của hoạt động đào tạo một cách chính xác.
Đánh giá hiệu quả đào tạo:
Để đảm bảo rằng chi phí đào tạo được đầu tư đúng chỗ và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Ví dụ:
Giả sử một công ty tổ chức một khóa đào tạo kỹ năng bán hàng cho 20 nhân viên trong 3 ngày.
Chi phí trực tiếp:
Lương giảng viên: 10.000.000 VNĐ
Tài liệu học tập: 2.000.000 VNĐ
Thuê phòng đào tạo: 3.000.000 VNĐ
Ăn trưa cho học viên: 5.000.000 VNĐ
Tổng chi phí trực tiếp: 20.000.000 VNĐ
Chi phí gián tiếp:
Chi phí cơ hội (lương của 20 nhân viên trong 3 ngày): 30.000.000 VNĐ
Chi phí hành chính (lương bộ phận nhân sự): 5.000.000 VNĐ
Tổng chi phí gián tiếp: 35.000.000 VNĐ
Tổng chi phí đào tạo:
20.000.000 VNĐ + 35.000.000 VNĐ = 55.000.000 VNĐ
Việc tính toán chi tiết và đầy đủ các khoản phí đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về chi phí thực tế, từ đó đưa ra quyết định đầu tư hợp lý và hiệu quả. Chúc bạn thành công!