quản lý công việc hiệu quả bằng excel

1. Lập kế hoạch và xác định các cột cần thiết:

Trước khi mở Excel, hãy suy nghĩ về những thông tin bạn muốn theo dõi cho từng công việc. Dưới đây là một số cột phổ biến và hữu ích:

Tên công việc (Task Name):

Mô tả ngắn gọn và rõ ràng về công việc cần thực hiện.

Mô tả chi tiết (Description):

Giải thích chi tiết hơn về công việc, các bước thực hiện hoặc yêu cầu cụ thể.

Người thực hiện (Assignee):

Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc này.

Ngày bắt đầu (Start Date):

Ngày công việc bắt đầu.

Ngày đến hạn (Due Date):

Ngày công việc phải hoàn thành.

Ưu tiên (Priority):

Mức độ quan trọng của công việc (Ví dụ: Cao, Trung bình, Thấp).

Trạng thái (Status):

Tiến độ hiện tại của công việc (Ví dụ: Chưa bắt đầu, Đang thực hiện, Đã hoàn thành, Tạm dừng).

% Hoàn thành (% Complete):

Tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành.

Ghi chú (Notes):

Bất kỳ thông tin bổ sung nào liên quan đến công việc.

Thời gian ước tính (Estimated Time):

Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.

Thời gian thực tế (Actual Time):

Thời gian thực tế đã sử dụng để hoàn thành công việc (để so sánh và cải thiện ước tính trong tương lai).

Phụ thuộc (Dependencies):

Công việc này phụ thuộc vào công việc nào khác (nếu có).

Bạn có thể tùy chỉnh danh sách này để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.

2. Thiết lập bảng tính Excel:

Mở Excel:

Tạo một bảng tính mới.

Nhập tiêu đề cột:

Nhập các tiêu đề cột bạn đã xác định ở bước 1 vào hàng đầu tiên của bảng tính. Ví dụ:

| Tên công việc | Mô tả chi tiết | Người thực hiện | Ngày bắt đầu | Ngày đến hạn | Ưu tiên | Trạng thái | % Hoàn thành | Ghi chú |
|—|—|—|—|—|—|—|—|—|

Định dạng tiêu đề:

Chọn hàng tiêu đề và sử dụng các tùy chọn định dạng (ví dụ: in đậm, màu nền) để làm cho chúng nổi bật.

Điều chỉnh độ rộng cột:

Điều chỉnh độ rộng của các cột để hiển thị đầy đủ nội dung.

Định dạng ngày tháng:

Chọn cột “Ngày bắt đầu” và “Ngày đến hạn” và định dạng chúng là kiểu ngày tháng phù hợp (Ví dụ: dd/mm/yyyy). Để làm điều này, chọn cột, nhấp chuột phải, chọn “Format Cells…”, chọn “Date” trong danh sách “Category” và chọn kiểu ngày tháng bạn muốn.

Tạo danh sách thả xuống (Dropdown Lists):

Ưu tiên:

Tạo một danh sách các mức độ ưu tiên (Cao, Trung bình, Thấp).

Trạng thái:

Tạo một danh sách các trạng thái công việc (Chưa bắt đầu, Đang thực hiện, Đã hoàn thành, Tạm dừng).

Để tạo danh sách thả xuống:
1. Chọn cột “Ưu tiên” hoặc “Trạng thái”.
2. Vào tab “Data” trên thanh ribbon.
3. Chọn “Data Validation”.
4. Trong hộp thoại “Data Validation”, chọn “List” trong phần “Allow”.
5. Trong phần “Source”, nhập danh sách các giá trị, phân tách bằng dấu phẩy (ví dụ: Cao,Trung bình,Thấp).
6. Nhấp “OK”.

3. Nhập dữ liệu công việc:

Bắt đầu nhập thông tin chi tiết cho từng công việc vào các hàng bên dưới tiêu đề cột.
Sử dụng danh sách thả xuống để chọn mức độ ưu tiên và trạng thái.

4. Sử dụng các tính năng của Excel để quản lý công việc:

Sắp xếp (Sorting):

Sắp xếp các công việc theo ngày đến hạn, mức độ ưu tiên hoặc trạng thái để dễ dàng xác định những công việc cần ưu tiên.
Chọn toàn bộ bảng dữ liệu.
Vào tab “Data” trên thanh ribbon.
Chọn “Sort”.
Chọn cột bạn muốn sắp xếp (ví dụ: “Ngày đến hạn”) và thứ tự sắp xếp (ví dụ: “Oldest to Newest”).
Nhấp “OK”.

Lọc (Filtering):

Lọc các công việc theo trạng thái, người thực hiện hoặc mức độ ưu tiên để tập trung vào những công việc cụ thể.
Chọn hàng tiêu đề.
Vào tab “Data” trên thanh ribbon.
Chọn “Filter”. Các biểu tượng mũi tên nhỏ sẽ xuất hiện trên mỗi tiêu đề cột.
Nhấp vào biểu tượng mũi tên trên cột bạn muốn lọc (ví dụ: “Trạng thái”).
Chọn các giá trị bạn muốn hiển thị (ví dụ: chỉ hiển thị các công việc “Đang thực hiện”).
Nhấp “OK”.

Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting):

Sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các công việc quan trọng hoặc các công việc sắp đến hạn. Ví dụ:

Làm nổi bật các công việc sắp đến hạn:

Chọn cột “Ngày đến hạn”. Vào tab “Home” trên thanh ribbon. Chọn “Conditional Formatting” -> “Highlight Cells Rules” -> “Less Than…”. Nhập công thức `=TODAY()+7` (để làm nổi bật các công việc đến hạn trong vòng 7 ngày tới) và chọn định dạng bạn muốn.

Thay đổi màu sắc theo trạng thái:

Chọn cột “Trạng thái”. Vào tab “Home” trên thanh ribbon. Chọn “Conditional Formatting” -> “Highlight Cells Rules” -> “Equal To…”. Nhập “Đã hoàn thành” và chọn màu xanh lá cây. Lặp lại cho các trạng thái khác với các màu khác nhau.

Công thức (Formulas):

Sử dụng các công thức để tự động tính toán và theo dõi tiến độ.

Tính số ngày còn lại:

Tạo một cột mới có tên “Ngày còn lại”. Nhập công thức `=IF(ISBLANK([@[Ngày đến hạn]]),””,[@[Ngày đến hạn]]-TODAY())` vào ô đầu tiên của cột này. Công thức này sẽ tính số ngày giữa ngày đến hạn và ngày hiện tại. Nếu ô “Ngày đến hạn” trống, nó sẽ hiển thị trống.

Tạo thanh tiến trình (Progress Bar):

Sử dụng định dạng có điều kiện để tạo thanh tiến trình dựa trên cột “% Hoàn thành”. Chọn cột “% Hoàn thành”. Vào tab “Home” trên thanh ribbon. Chọn “Conditional Formatting” -> “Data Bars”. Chọn một kiểu thanh tiến trình bạn thích. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa quy tắc để tùy chỉnh thanh tiến trình.

Biểu đồ (Charts):

Tạo biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu công việc, chẳng hạn như biểu đồ Gantt đơn giản, biểu đồ tròn hiển thị tỷ lệ công việc theo trạng thái.

Ví dụ về công thức để tính số ngày quá hạn (nếu có):

1. Tạo cột “Quá hạn”:

Thêm một cột mới có tiêu đề “Quá hạn”.

2. Nhập công thức:

Trong ô đầu tiên của cột “Quá hạn” (ví dụ: ô K2), nhập công thức sau:

“`excel
=IF([@[Ngày đến hạn]]5. Ví dụ cụ thể:

Giả sử bạn có các công việc sau:

| Tên công việc | Mô tả chi tiết | Người thực hiện | Ngày bắt đầu | Ngày đến hạn | Ưu tiên | Trạng thái | % Hoàn thành | Ghi chú |
|—|—|—|—|—|—|—|—|—|
| Thiết kế logo | Tạo 3 mẫu logo khác nhau | An | 01/01/2024 | 15/01/2024 | Cao | Đang thực hiện | 50% | Cần phản hồi từ khách hàng |
| Viết nội dung website | Viết nội dung cho trang chủ và trang giới thiệu | Bình | 08/01/2024 | 22/01/2024 | Trung bình | Chưa bắt đầu | 0% | Cần thông tin về sản phẩm |
| Lập trình website | Lập trình giao diện và chức năng | Cường | 16/01/2024 | 31/01/2024 | Cao | Chưa bắt đầu | 0% | Chờ thiết kế và nội dung |
| Kiểm thử website | Kiểm tra lỗi và đảm bảo chất lượng | Dung | 01/02/2024 | 08/02/2024 | Cao | Chưa bắt đầu | 0% | Chờ lập trình hoàn thành |

Lời khuyên và thủ thuật:

Sử dụng phím tắt:

Học các phím tắt Excel phổ biến để làm việc nhanh hơn.

Lưu trữ trên đám mây:

Lưu trữ bảng tính của bạn trên OneDrive hoặc Google Drive để dễ dàng truy cập và chia sẻ.

Xem xét các mẫu:

Tìm kiếm các mẫu quản lý công việc Excel trực tuyến để có một điểm khởi đầu tốt.

Tự động hóa:

Tìm hiểu về VBA (Visual Basic for Applications) để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.

Đánh giá và cải thiện:

Thường xuyên xem xét và cải thiện bảng tính của bạn để đảm bảo nó đáp ứng nhu cầu của bạn.

Tổng kết:

Sử dụng Excel để quản lý công việc có thể giúp bạn tổ chức, theo dõi và hoàn thành các dự án một cách hiệu quả. Bằng cách tạo một bảng tính tùy chỉnh, sử dụng các tính năng của Excel và áp dụng các lời khuyên trên, bạn có thể tạo ra một hệ thống quản lý công việc mạnh mẽ và phù hợp với nhu cầu của mình. Chúc bạn thành công!