kpi mẫu đánh giá nhân viên bằng excel

Cấu trúc Bảng Tính Excel

Bảng tính Excel của bạn sẽ bao gồm các sheet sau:

1. Sheet “Danh Mục KPI”:

Chứa danh sách tất cả các KPI có thể sử dụng, mô tả chi tiết, mục tiêu và trọng số.

2. Sheet “Đánh Giá Nhân Viên”:

Nơi bạn sẽ thực hiện đánh giá cho từng nhân viên, sử dụng các KPI đã chọn từ sheet “Danh Mục KPI”.

3. Sheet “Tổng Hợp Kết Quả”:

Tổng hợp kết quả đánh giá của tất cả nhân viên để có cái nhìn tổng quan và so sánh.

4. Sheet “Cài Đặt”:

Nơi bạn có thể tùy chỉnh các tham số như thang điểm, bộ phận, chức danh, v.v.

Sheet 1: Danh Mục KPI

| KPI ID | Tên KPI | Mô Tả Chi Tiết | Đơn Vị Tính | Mục Tiêu | Trọng Số (%) | Bộ Phận Áp Dụng | Chức Danh Áp Dụng | Nguồn Dữ Liệu | Công Thức Tính (nếu có) |
| :—– | :—————————————- | :———————————————————————————————————————————————————————————————————– | :———- | :——- | :———– | :————- | :————— | :———— | :———————– |
| KPI001 | Doanh số bán hàng | Tổng giá trị sản phẩm/dịch vụ bán được trong kỳ. | VNĐ | 100,000,000 | 25 | Kinh doanh | Nhân viên kinh doanh | Báo cáo bán hàng | |
| KPI002 | Số lượng khách hàng mới | Số lượng khách hàng mới phát sinh trong kỳ. | Khách hàng | 50 | 15 | Kinh doanh | Nhân viên kinh doanh | CRM | |
| KPI003 | Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng | Tỷ lệ khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành khách hàng thực tế. | % | 10% | 20 | Marketing | Nhân viên marketing | CRM, Báo cáo | (Số lượng khách hàng thực tế / Số lượng khách hàng tiềm năng) 100 |
| KPI004 | Mức độ hài lòng của khách hàng | Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ và chất lượng phục vụ. | Điểm | 4.5 | 10 | Chăm sóc khách hàng | Nhân viên CSKH | Khảo sát | |
| KPI005 | Số lượng cuộc gọi hỗ trợ đã xử lý | Số lượng cuộc gọi hỗ trợ khách hàng đã được nhân viên xử lý thành công. | Cuộc gọi | 200 | 10 | Chăm sóc khách hàng | Nhân viên CSKH | Báo cáo | |
| KPI006 | Thời gian phản hồi trung bình | Thời gian trung bình để phản hồi yêu cầu hỗ trợ của khách hàng. | Phút | 5 | 10 | Chăm sóc khách hàng | Nhân viên CSKH | Báo cáo | |
| KPI007 | Số lượng sản phẩm sản xuất | Số lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ. | Sản phẩm | 1000 | 20 | Sản xuất | Công nhân | Báo cáo sản xuất | |
| KPI008 | Tỷ lệ sản phẩm lỗi | Tỷ lệ sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng. | % | 2% | 15 | Sản xuất | Công nhân | Báo cáo sản xuất | (Số lượng sản phẩm lỗi / Tổng số lượng sản phẩm) 100 |
| KPI009 | Hoàn thành dự án đúng hạn | Tỷ lệ dự án hoàn thành đúng thời gian đã đặt ra. | % | 95% | 25 | Dự án | Quản lý dự án | Báo cáo dự án | |
| KPI010 | Mức độ hài lòng của nhân viên (eNPS) | Mức độ sẵn sàng giới thiệu công ty cho người khác của nhân viên. | Điểm | 8 | 10 | Nhân sự | Tất cả | Khảo sát | |
| KPI011 | Số lượng nhân viên mới tuyển dụng | Số lượng nhân viên được tuyển dụng thành công trong kỳ. | Người | 5 | 10 | Nhân sự | Chuyên viên tuyển dụng | Báo cáo | |
| KPI012 | Chi phí tuyển dụng trung bình trên nhân viên | Tổng chi phí tuyển dụng chia cho số lượng nhân viên đã tuyển dụng. | VNĐ | 10,000,000 | 5 | Nhân sự | Chuyên viên tuyển dụng | Báo cáo | |

Giải thích các cột:

KPI ID:

Mã định danh duy nhất cho KPI.

Tên KPI:

Tên của KPI, ngắn gọn và dễ hiểu.

Mô Tả Chi Tiết:

Giải thích rõ ràng KPI này đo lường điều gì, cách tính và tại sao nó quan trọng.

Đơn Vị Tính:

Đơn vị đo lường của KPI (ví dụ: %, VNĐ, Số lượng).

Mục Tiêu:

Giá trị mục tiêu mà nhân viên cần đạt được.

Trọng Số (%):

Mức độ quan trọng của KPI này so với các KPI khác (tổng trọng số của tất cả KPI phải là 100%).

Bộ Phận Áp Dụng:

Bộ phận nào KPI này được áp dụng.

Chức Danh Áp Dụng:

Chức danh nào KPI này được áp dụng.

Nguồn Dữ Liệu:

Nơi lấy dữ liệu để tính toán KPI.

Công Thức Tính (nếu có):

Công thức để tính toán KPI (ví dụ: (Số lượng khách hàng mới / Tổng số khách hàng) 100).

Sheet 2: Đánh Giá Nhân Viên

| Mã NV | Tên Nhân Viên | Bộ Phận | Chức Danh | KPI ID | Tên KPI | Mục Tiêu | Kết Quả Thực Tế | Đánh Giá Của Quản Lý | Điểm KPI | Ghi Chú |
| :—— | :————- | :—— | :—————– | :—– | :—————————————- | :——- | :————— | :——————- | :——- | :———————————————————————– |
| NV001 | Nguyễn Văn A | Kinh doanh | Nhân viên kinh doanh | KPI001 | Doanh số bán hàng | 100,000,000 | 120,000,000 | Xuất sắc | 100 | Vượt mục tiêu, đóng góp lớn vào doanh thu của công ty. |
| NV001 | Nguyễn Văn A | Kinh doanh | Nhân viên kinh doanh | KPI002 | Số lượng khách hàng mới | 50 | 60 | Tốt | 90 | Đạt số lượng khách hàng mới cao, cần duy trì và phát huy. |
| NV002 | Trần Thị B | Marketing | Nhân viên marketing | KPI003 | Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng | 10% | 8% | Cần cải thiện | 60 | Tỷ lệ chuyển đổi chưa đạt mục tiêu, cần xem xét lại chiến lược. |
| NV003 | Lê Văn C | Chăm sóc KH | Nhân viên CSKH | KPI004 | Mức độ hài lòng của khách hàng | 4.5 | 4.7 | Xuất sắc | 100 | Nhận được nhiều phản hồi tích cực từ khách hàng. |
| NV003 | Lê Văn C | Chăm sóc KH | Nhân viên CSKH | KPI005 | Số lượng cuộc gọi hỗ trợ đã xử lý | 200 | 180 | Cần cải thiện | 70 | Số lượng cuộc gọi xử lý chưa đạt, cần tăng cường kỹ năng. |

Giải thích các cột:

Mã NV:

Mã nhân viên (duy nhất).

Tên Nhân Viên:

Tên đầy đủ của nhân viên.

Bộ Phận:

Bộ phận làm việc của nhân viên.

Chức Danh:

Chức danh công việc của nhân viên.

KPI ID:

Mã KPI được chọn từ sheet “Danh Mục KPI”.

Tên KPI:

Tên KPI được chọn từ sheet “Danh Mục KPI”.

Mục Tiêu:

Mục tiêu của KPI (lấy từ sheet “Danh Mục KPI”).

Kết Quả Thực Tế:

Kết quả thực tế mà nhân viên đạt được.

Đánh Giá Của Quản Lý:

Đánh giá chủ quan của quản lý về hiệu suất của nhân viên đối với KPI này (ví dụ: Xuất sắc, Tốt, Cần cải thiện, Không đạt).

Điểm KPI:

Điểm số được gán dựa trên kết quả thực tế và đánh giá của quản lý (ví dụ: sử dụng thang điểm 1-100).

Ghi Chú:

Ghi chú thêm về hiệu suất, điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất cải tiến.

Cách sử dụng công thức Excel để tự động hóa:

Tên KPI và Mục Tiêu:

Sử dụng hàm `VLOOKUP` để tự động lấy tên KPI và mục tiêu từ sheet “Danh Mục KPI” dựa trên KPI ID.
Ví dụ: `=VLOOKUP(E2,Danh Mục KPI!$A:$B,2,FALSE)` (lấy tên KPI)
Ví dụ: `=VLOOKUP(E2,Danh Mục KPI!$A:$E,5,FALSE)` (lấy mục tiêu)

Điểm KPI:

Sử dụng công thức `IF` lồng nhau hoặc `IFS` (Excel 2016 trở lên) để tự động tính điểm KPI dựa trên kết quả thực tế so với mục tiêu và đánh giá của quản lý. Bạn cần thiết lập một bảng quy đổi điểm trước.
Ví dụ (đơn giản): `=IF(H2>=G2,100,IF(H2>=G2*0.9,80,60))` (Nếu kết quả thực tế lớn hơn hoặc bằng mục tiêu, điểm là 100, nếu lớn hơn hoặc bằng 90% mục tiêu, điểm là 80, ngược lại là 60). Công thức này có thể phức tạp hơn tùy thuộc vào cách bạn muốn đánh giá.

Sheet 3: Tổng Hợp Kết Quả

| Mã NV | Tên Nhân Viên | Bộ Phận | Chức Danh | Tổng Điểm KPI | Xếp Loại | Đánh Giá Chung |
| :—— | :————- | :—— | :—————– | :————- | :——- | :————- |
| NV001 | Nguyễn Văn A | Kinh doanh | Nhân viên kinh doanh | 95 | Xuất sắc | Nhân viên có hiệu suất vượt trội, cần được khen thưởng và tạo điều kiện phát triển. |
| NV002 | Trần Thị B | Marketing | Nhân viên marketing | 70 | Khá | Nhân viên có tiềm năng, cần được đào tạo thêm về kỹ năng chuyển đổi khách hàng. |
| NV003 | Lê Văn C | Chăm sóc KH | Nhân viên CSKH | 85 | Tốt | Nhân viên làm việc tốt, cần tiếp tục duy trì và cải thiện kỹ năng xử lý cuộc gọi. |

Giải thích các cột:

Mã NV, Tên Nhân Viên, Bộ Phận, Chức Danh:

Lấy từ sheet “Đánh Giá Nhân Viên”.

Tổng Điểm KPI:

Tổng điểm của tất cả các KPI của nhân viên (sử dụng hàm `SUMIF` để tính tổng điểm từ sheet “Đánh Giá Nhân Viên” theo mã nhân viên).
Ví dụ: `=SUMIF(Đánh Giá Nhân Viên!$A:$A,A2,Đánh Giá Nhân Viên!$J:$J)`

Xếp Loại:

Xếp loại nhân viên dựa trên tổng điểm KPI (ví dụ: Xuất sắc, Tốt, Khá, Trung bình, Yếu). Sử dụng hàm `IF` lồng nhau hoặc `IFS` để xác định xếp loại.
Ví dụ: `=IF(E2>=90,”Xuất sắc”,IF(E2>=80,”Tốt”,IF(E2>=70,”Khá”,”Trung bình”)))`

Đánh Giá Chung:

Đánh giá tổng quan về hiệu suất của nhân viên, bao gồm điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất phát triển.

Sheet 4: Cài Đặt

Sheet này cho phép bạn tùy chỉnh các tham số để dễ dàng thay đổi và quản lý hệ thống đánh giá.

Thang Điểm:

Điểm tối thiểu: 0
Điểm tối đa: 100

Bảng Xếp Loại:

Xuất sắc: >= 90
Tốt: 80 – 89
Khá: 70 – 79
Trung bình: 60 – 69
Yếu: < 60

Danh Sách Bộ Phận:

Kinh doanh
Marketing
Chăm sóc khách hàng
Sản xuất
Nhân sự
…

Danh Sách Chức Danh:

Nhân viên kinh doanh
Nhân viên marketing
Nhân viên CSKH
Công nhân
Chuyên viên tuyển dụng
Quản lý dự án
…

Bạn có thể sử dụng các danh sách này để tạo dropdown list trong các sheet khác, giúp nhập liệu dễ dàng và tránh sai sót.

Lưu ý quan trọng:

Tính Khách Quan và Công Bằng:

Đảm bảo rằng các KPI được chọn phù hợp với vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên.

Tính Thực Tế:

Đặt mục tiêu có thể đạt được nhưng vẫn đủ thách thức để thúc đẩy nhân viên phát triển.

Tính Minh Bạch:

Chia sẻ rõ ràng các KPI và tiêu chí đánh giá với nhân viên trước khi bắt đầu kỳ đánh giá.

Phản Hồi Thường Xuyên:

Cung cấp phản hồi thường xuyên cho nhân viên về hiệu suất của họ, không chỉ vào cuối kỳ đánh giá.

Điều Chỉnh Linh Hoạt:

Sẵn sàng điều chỉnh các KPI và trọng số khi cần thiết để phù hợp với thay đổi của công ty và thị trường.

Sử Dụng Biểu Đồ:

Sử dụng biểu đồ trong Excel để trực quan hóa dữ liệu và dễ dàng so sánh hiệu suất giữa các nhân viên hoặc giữa các kỳ đánh giá.

Ví dụ cụ thể về cách tính điểm KPI:

Giả sử KPI là “Doanh số bán hàng”, mục tiêu là 100,000,000 VNĐ, và kết quả thực tế là 120,000,000 VNĐ. Quản lý đánh giá là “Xuất sắc”. Bạn có thể sử dụng công thức sau để tính điểm KPI:

“`excel
=IF(H2>=G2*1.2,100,IF(H2>=G2*1.1,95,IF(H2>=G2,90,IF(H2>=G2*0.9,80,70))))
“`

Công thức này có nghĩa là:

Nếu doanh số thực tế lớn hơn hoặc bằng 120% mục tiêu, điểm là 100.
Nếu doanh số thực tế lớn hơn hoặc bằng 110% mục tiêu, điểm là 95.
Nếu doanh số thực tế lớn hơn hoặc bằng mục tiêu, điểm là 90.
Nếu doanh số thực tế lớn hơn hoặc bằng 90% mục tiêu, điểm là 80.
Ngược lại, điểm là 70.

Bạn có thể điều chỉnh các mức phần trăm và điểm số tùy theo yêu cầu của công ty.

Lời khuyên:

Bắt đầu đơn giản:

Đừng cố gắng xây dựng một hệ thống quá phức tạp ngay từ đầu. Bắt đầu với một vài KPI quan trọng và dần dần mở rộng khi bạn đã quen với quy trình.

Tham khảo ý kiến:

Trao đổi với các quản lý bộ phận và nhân viên để thu thập ý kiến và đảm bảo rằng các KPI được chọn là phù hợp và công bằng.

Sử dụng mẫu có sẵn:

Tìm kiếm các mẫu KPI đánh giá nhân viên trên mạng để tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn có thể tìm thấy nhiều mẫu miễn phí hoặc trả phí trên các trang web như Microsoft Office Templates, Smartsheet, hay các trang web chuyên về quản lý nhân sự.

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết này, bạn có thể xây dựng một hệ thống KPI đánh giá nhân viên hiệu quả bằng Excel! Chúc bạn thành công!
http://c3daksong.edu.vn/index.php?language=vi&nv=about&nvvithemever=t&nv_redirect=aHR0cHM6Ly92aWVjbGFtaGNtLmluZm8=